Продуктивность

Наша жизнь все больше и больше крутится вокруг технологий. Они начинают «овладевать» нами. Пришло время для того, чтобы найти способ изменения наших отношений с технологиями.

В 2007 году Стив Джобс показал будущее: iPhone 3 и вместе с ним App Store. Это ознаменовало начало мобильной революции, эпоху приложений и потоковой передачи.

Не намного позже Amazon представила свою электронную книгу — Kindle. Одна из древнейших человеческих технологий стала цифровой.

А год спустя, Google запустила Chrome.

«Прошло чуть больше 10 лет, но кажется, что с тех пор как мы отправляли SMS с помощью физической клавиатуры на телефоне, прошла целая вечность».

Десять лет спустя мы зависимы от технологий. Мы жаждем их. Вот тревожные цифры из различных исследований:

• С 2013 года на 40% возросло общее использование цифровых медиа.
• За последние 3 года в 2 раза увеличилось использование смартфонов.
• Каждая вторая минута в интернете тратится на «ленивые действия», такие как социальные сети, просмотр видео, развлечение/музыку и игры.
• Каждая пятая минута в интернете тратится на социальные сети.
• 3 часа в день средний человек проводит за телефоном.

Пора положить конец этому безумию. Жизнь происходит, когда ты смотришь по сторонам, а не на свой дисплей.

Как быть более сознательным, когда дело касается технологий? Ответ — цифровой минимализм.

Что такое цифровой минимализм?

Будучи частью минимализма, цифровой минимализм придерживается той же философии: используй технологии осознано.

Вот определение минимализма, которой дал Кэл Ньюпорт:

«Цифровой минимализм — это философия, которая помогает тебе задаться вопросом, какие цифровые средства связи (и поведение, связанное с этими инструментами) добавляет больше всего ценности в твою жизнь. Это мотивируется убеждением, что намеренное и агрессивное устранение цифрового шума с низкой ценностью и оптимизация использования полезных инструментов, может значительно улучшить твою жизнь».

Это очистка своей цифровой жизни, чтобы использовать только то, что тебе действительно нужно. И так, чтобы это было максимально эффективно.

Ты спрашиваешь: конкретная технология — почта, социальные сети, серфинг, телефон — добавляет ценность или забирает ее?

«Всё должно быть сделано так просто, как это только возможно, но не проще». — Альберт Эйнштейн

Ниже ты найдешь советы по цифровому минимализму, которые упростят твою онлайн жизнь и построят более здоровые и лучшие отношения с технологиями.

Цифровой минимализм: осознанное использование компьютера

Давай начнем с самого простого: настроим компьютер для осознанной работы.

Цель в том, чтобы убрать все, что не добавляет ценности и улучшить то, что мы регулярно используем.

1. Очисти рабочий стол: убери все файлы и программы с рабочего стола. Используй поиск чтобы их открывать.

2. Установи простой рисунок рабочего стола: это может показаться неважным, но рисунок твоего рабочего стола влияет на продуктивность. Выбери фото, которое не отвлекает, а помогает сфокусироваться. Мне нравятся простые обои.

3. Автоматическое скрытие панели задач: это настраивается в настройках.

4. Удали программы: изучи список установленных программ и удали все, что не используешь.

5. Установи обновления: после удаления неиспользуемых приложений, проверь обновления для тех программ, которые остались и установи их.

6. Работай в полноэкранном режиме: большинство программ предлагают полноэкранный режим работы, это отличный способ заблокировать отвлечения.

Цифровой минимализм: упрощаем файлы.

Время перейти к чему-то более сложному: файлам.

Так как объем жестких дисков растет, то мы склонны накапливать большое количество цифрового мусора на наших компьютерах. Со временем, все труднее и труднее найти нужный нам файл.

Пора прекратить это. Вот как это сделать:

1. Удаление: удали все, что тебе не нужно.

2. Используй облако: теперь разделим файлы на две категории: те, которые ты используешь регулярно и те, которые нет. Последние мы загружаем на облако. В основном это фото и старые файлы.

3. Сделай поиск легким: называй папки и файлы простыми именами, чтобы их всегда было легко найти.

4. Меньше папок: поиск сейчас так хорошо работает, что наполнение уходит в прошлое. Используй меньше папок, которые будут больше по объему. У меня есть «работа», «личное» и «веселье», дальше я просто ищу внутри папки, когда мне что-то нужно.

5. Очищай до нейтрального: в конце дня закрывай все вкладки и программы, удаляй или перемещай все файлы из папки Загрузок, очищай корзину и выключай компьютер. Очищая до нейтрального, ты помогаешь начать своему «будущему я».

6. Доступ, а не владение: владение может вызывать стресс. Вместо этого, используй преимущества доступа: слушай музыку и смотри видео в онлайне.

Цифровой минимализм: используем телефон лучше.

Двигаемся дальше, к более сложному: к твоему телефону.

Чуть более 10 лет назад этих устройств не существовало. Так как они стали такой большой частью нашей жизни?

Вот пошаговое руководство для цифрового минимализма телефона и повышения качества его использования.

1. Удали приложения: точно так же, как и с компьютером, начни с удаления тех приложений, которые ты больше не используешь. Если есть приложения, которые ты используешь редко, то подумай над тем, чтобы использовать их веб версию.

2. Удали социальные сети: поверь мне, ты не умрешь от этого. Социальные не всегда плохо, но это точно плохая привычка.

3. Разумный домашний экран: помести 4 самых популярных приложения в док-бар, все остальное помести в одну папку.

4. Почисти контакты: изучи список своих контактов и удали те, которые тебе больше не понадобятся.

5. Удали: главные кандидаты — подкасты и музыка, которые ты больше не слушаешь. Вместо скачивания — слушай онлайн.

6. Теперь используй поиск: ты можешь использовать поиск не только ради поиска приложений, но, и чтобы искать внутри них. Например, для поиска чьего-то номера, введя его имя. Поиск — твой новый лучший друг.

7. Выключи уведомления: оставь звонки и текстовые сообщения, но отключи все остальные уведомления. Поверь мне, с миром ничего не случится. Когда тебе захочется что-то проверить, открой приложение и сделай это. Не позволяй приложению контролировать, когда проверять его.

8. Не беспокоить: настрой режим «не беспокоить», так чтобы после работы тебя никто не тревожил, и ты мог отдохнуть и расслабиться.

Цифровой минимализм: избавляемся от ада электронной почты.

Среднестатистический взрослый человек проверяет свою почту 45 раз.

Но никто не был замечен за изменением мира с помощью проверки почты.

Рассматривай электронную почту как задачу и планируй ее в своем календаре. Проверяй электронную почту только два раза в день: поздно утром и поздно вечером

Вот как принимать цифровой минимализм, когда дело касается электронной почты:

1. Выключи уведомления: если ты не собираешься проверять почту, то зачем тебе уведомления?

2. Никакой почты до 11 утра: проведи утро за глубокой и самой важной работой, которая приблизит достижение твоих целей.

3. Установи ограничение по времени: одного цикла pomodoro (25 минут) будет более чем достаточно для обработки почты.

4. Закрой почту: закончил с почтой — закрой ее. С глаз долой из сердца вон.

5. Отпишись: от всего, что тебе не нужно, в том числе от новостных рассылок, групп, почтовых рассылок и уведомлений.

6. Отправляй меньше писем: не на каждое письмо нужно отвечать, особенно если ответ будет из одного слова «спасибо».

7. Отложи ответ: многие срочные письма имеют тенденцию решаться самостоятельно.

8. Будь лаконичен: не пиши десять предложений, когда достаточно и двух. Попробуй отвечать на каждое письмо не более чем тремя предложениями.

9. Отвечайте утверждениями: не отвечай вопросом на вопрос. Когда спрашивают: «Во сколько мы должны встретиться?» Будь настойчивым: «В 10 утра».

10. Вставай: если для написания ответа требуется больше, чем 10 минут, то вставай и иди на прогулку с коллегой. Или подожди пока у него будет перерыв. Личное взаимодействие всегда побеждает письмо.

Цифровой минимализм: интернет.

Пришло время приручить самого большого монстра из всех.

Интернет — большое и замечательное, но грязное место. Если ты не будешь разумно его использовать, то закончишь в кроличьей норе.

Вот как добиться цифрового минимализма в интернете:

1. Знай, что ворует твое время: используй Time Tracker, чтобы выяснить на что уходит твое время в интернете. Знание, что ворует твое время — первый шаг.

2. Отпишись и удали из друзей: если это больше не интересно, не развлекает и не информирует тебя, то пора уйти. Наша лента переполнена отвлекающими постами от людей, которые не очень близки к нам. Удали из друзей всех, кто не добавляет ценности в твою жизнь.

3. Удали социальные сети: нет смысла в том, чтобы использовать все доступные платформы. Оставь только те, которые тебе нравятся. Если тебе хочется хардкора, то удали свои аккаунты. Если не хочется уходить в крайность, то просто деактивируй свой аккаунт.

4. Никаких закладок: в следующий раз, когда захочешь посидеть на Reddit, тебе придется вручную набирать адрес.

5. Пересмотри, что ты читаешь: перестань посещать сайты, которые ничего не привносят в твою жизнь. Убрать вариант по умолчанию — самый простой способ изменить поведение.

6. Заблокируй сайты: заблокируй сайты, которые не важны для работы. Для Mac используй SelfControl; в Windows Cold Turkey; в Chrome StayFocused; в FireFox LeechBlock.

Цифровой минимализм — это процесс.

Последняя мысль, на которой я хочу покинуть вас заключается в том, что цифровой минимализм — это не то, что ты делаешь один раз и забываешь.

Легко одним большим движением удалить и очистить от мусора свою цифровую жизнь, а за тем сразу же опять начать собирать цифровой мусор.

Поэтому цифровой минимализм — это процесс, это не то, что ты делаешь, а то, чем ты являешься.

Поэтому, тебе нужно стать хорошим сторожем того, что ты допускаешь в свою цифровую жизнь. Постоянно убирай все, что не добавляет ценности в твою жизнь.

И прежде всего, помни, что ты человек, а не продукт.

Действуй соответственно.

Перевод статьи: Digital Minimalism: How to Simplify Your Online Life

Американский журналист Айви Ли достигал в своей работе максимальной продуктивности.

В начале ХХ века Ли был успешным бизнесменом и пионером в сфере PR.  Он разработал свой метод достижения максимальной продуктивности, который включал следующие пункты:

• В конце каждого рабочего дня запишите 6 самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Обязательно не больше 6.
• Расставьте эти задачи по приоритету.
• Прибыв на работу на следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте над ним до тех пор, пока не закончите и затем займитесь следующим.
• Идите по списку таким же способом. В конце дня перенести любые незавершенные задачи на следующий день.
• Повторяйте процесс каждый день.

Метод Айви Ли, который заключается в расстановке приоритетов в список задач кажется банально простым. Что делает его настолько эффективным?

Важность приоритетов

Метод Ли объединяет в себе несколько концепций и хорош по следующим причинам.

Достаточно прост, чтобы работать

Основная критика подобных методов заключается в том, что они слишком просты. Они не учитывают всех сложностей и нюансов, возникающих в жизни. «Да, неприятности и неожиданные отвлечения возникают, но старайтесь их игнорировать и возвращаться к задачам максимально быстро», — говорит Айви Ли.

Заставляет принимать решения

В цифре 6 вряд ли есть какая-то магическая сила. 6 задач на каждый день можно без проблем заменить на 5 или 7. Но определение главных задач позволяет наложить ограничения на самого себя. Метод Ли очень похож на правило Уоррена Баффета «25-5», согласно которому нужно выделить 25 карьерных целей, а затем выбрать из них 5 и достичь их.

Убирает начальные сомнения

В решении задачи самый сложный этап — начать ее. Метод Ли заставляет выбрать основную задачу на следующий день за ночь до этого. Затем вы приходите на работу и сразу же знаете, что нужно делать.

Говорит «Нет» многозадачности

Современное общество любит многозадачность. Миф о том, что она помогает достигать лучших результатов, все еще довольно популярен. Но это неправда. Чем меньше приоритетов, тем лучше будет выполнена работа. Исследования показывают, что эксперты во всех сферах — атлеты, художники, ученые, директора — работают лучше, если сконцентрированы на чем-то одном. Причина проста: нельзя быть лучшим в чем-то одном, если тратить свое время на 10 разных задач.

Большинство рабочих дней начинаются с правильных намерений, заряда энергии, амбициозного списка задач и вполне управляемого потока писем. Но порядку приходит конец, когда появляются совещания, сообщения и авралы у коллег. В конечном итоге, все планы рушатся, и вы отправляетесь домой уставшим и побежденным.

Но не стоит отчаиваться. Этот замкнутый круг можно разрушить с помощью приоритезации, сфокусированности и ставки на собственный неисчерпаемый ресурс – энергию. Ниже перечислено все то, что вам нужно знать о структурировании работы в течение дня.

Выбирайте то, над чем действительно необходимо работать

Однажды Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США сказал, что у него всегда есть два типа проблем – срочные и важные. Срочные – не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Вероятнее всего, составляя to-do-лист, вы тоже разделяете дела на «срочные» и «важные».

Срочные, но не важные задачи, как правило, являются источником беспокойства. Они состоят из сообщений от коллег, приглашений на встречи и ответы на сообщения  Эти задания заставляют нас постоянно находиться в «режиме ответа». Кроме того, они отвлекают от самого главного – важных, но не срочных задач. Последние не имеют четких сроков и, в случае, например, с руководителями, включают в себя работу над стратегическими идеями, долгосрочное планирование, инвестирование в таланты или создание бренда. Можете представить себе последствия отсрочки подобных дел?

Выделяйте время для углубленной работы

Венчурный капиталист Сэм Альтман называет шумиху вокруг мира digital – «одним из величайших кризисов в области психического здоровья нашего времени». Мы проверяем смартфоны по 150 раз в день и, по данным профессора компьютерных наук Кэла Ньюпорта, это значительно снижает способность к ясному и творческому мышлению.

Если ваша работа не позволяет вам тратить максимум времени на определенные задачи, не расстраивайтесь. Ньюпорт рекомендует ввести «фиксированную производительность», которая позволит составить четкий, сбалансированный график труда и отдыха. Это означает, в том числе, и отсутствие работы после 17:30. Если такой подход не сработает, можно обратиться к облегченной версии углубленной работы – методу Pomodoro, включающему в себя последовательность нескольких 25-минутных периодов напряженной работы, отделяемых друг от друга временем на отдых.

Следите за тем, сколько времени вы тратите на собрания

Существует два типа расписаний – расписание «создателя» (the maker) и менеджера. Если в течение дня вы чередуете встречи, конференции и ответы на письма, то, скорее всего, живете по расписанию менеджера. Они, как правило, организуют свой день по часам. «Создатели» же, к которым относятся писатели, программисты и художники, разделяют работу на долгие, непрерывные отрезки времени. Как правило, графики обоих типов сотрудников пересекаются на совещаниях. И каждый из них должен понимать последствия таких встреч. Даже короткое совещание может заставить вас отложить амбициозный проект на потом. Поэтому, планируя очередную встречу, обязательно спрашивайте себя о ее необходимости.

Сосредоточьтесь на своем скрытом ресурсе – энергии

Немного хороших новостей – существует новый подход к управлению временем, который рекомендует сделать упор на собственную энергию. В отличие от времени, которое имеет свойство заканчиваться, энергию можно пополнять.

Основы этого метода описаны в книге Тони Шварца и Джима Лоэра «Сила полного участия». Они заключаются в том, что получить максимум производительности от своего персонала можно только с помощью укрепления и пополнения его физической, ментальной, эмоциональной и духовной энергии. Так, физическую энергию можно пополнять, организовав, например, занятия по фитнесу. Пополнение эмоциональной энергии кроется в помощи в борьбе со стрессами, а умственной – в работе с долгосрочными задачами. Что же касается духовной составляющей, то люди получают эту энергию, когда видят смысл в том, что делают. Они лучше фокусируются и демонстрируют настойчивость.

Съешьте «лягушку» с утра

Вы когда-нибудь сталкивались со страшными задачами, которые постоянно присутствуют в to-do-листе и нависают над сотрудником, лишая его продуктивности и производительности? Именно эти задачи называются лягушками. И их нужно стараться «съедать» как можно быстрее.

Привычка немедленно решать такие задачи поможет почувствовать себя победителем в самом начале рабочего дня, получить заряд энергии и необходимый импульс. Проглотив «лягушку», тут же переходите к остальным задачам и беритесь за самые значимые из них именно сейчас.